Companiile romanesti resimt din plin efectele distantarii sociale, determinate de raspandirea incontrolabila a noului coronavirus.

Insa din fericire pentru anumite entitati comerciale, activitatea "remote" a angajatilor este o carte pe care o pot juca in aceasta perioada plina de incertitudini.

Din confortul si siguranta propriului camin, avand la indemana un laptop, un smartphone si o conexiune de bun simt la o retea wi-fi, membrii unei echipe pot continua etapele proiectului inceput impreuna.

Insa in aceste zile marcate de schimbari majore in flow-ul de lucru,munca "propriu-zisa" din spatele tastaturii (mailuri, rapoarte, analize) este dublata de foarte multe intalniri online.

Aceste au rolul de a lamuri mult mai bine o serie de aspecte din cadrul echipei / companiei respective, dar si de (inca) a le oferi oamenilor sentimentul de apartenenta la un scop comun, chiar si in timpul acestei pandemii.

Cum arata o sedinta online cu adevarat productiva?

Cele 5 reguli de aur ale unei videoconferinte de succes au menirea de a concentra in fata webcam-urilor un aport maxim de implicare si eficienta, din partea tuturor celor prezenti. Iata ce presupun acestea:

1. Nici prea multe sedinte, nici prea putine

Exact ca in cazul sedintelor offline, recurenta acestora este strans legata de specificul intalnirilor respective. Prea putine sedinte pot destabiliza intregul flux de lucru, in timp ce un exces de zel ii poate frustra pe cei nevoiti sa participe.

Asadar, sedintele online se organizeaza in functie de sfera de discutii atinsa: in cazul sedintelor operationale, este indicat ca acestea sa se organizeze saptamanal, insa in anumite industrii pot fi organizate chiar si bilunar.

In cazul sedintelor online din domeniul productiei, se recomanda minute zilnice, pentru un update in timp real al statusului de activitate. Pentru sedinte ce tin de prezentarea unor rezultate / planuri de viitor, sunt suficiente clasicele sedinte de final de trimestru sau an.

2. Ora "de aur" a unei sedinte online

Expertii in time management recomanda ca aceste intalniri sa se realizeze fie luni, la inceputul programului de lucru, fie vineri, la finalul acestuia.

Aceste doua momente-cheie sunt esentiale pentru a putea pune la punct cele mai importante task-uri ale saptamanii ce urmeaza.

In cazul in care unii colegi nu sunt de acord cu aceste ore, este important sa se transmita cu foarte multa transparenta motivele pentru care s-au decis momentele respective.

3. Durata optima a unei sedinte online

Nimeni nu isi doreste sa asiste la sedinte lungi si obositoare, indiferent de momentul zilei in care acestea au loc. In cazul unui inceput de zi, o sedinta "interminabila" le poate consuma celor prezenti toata energia disponibila pentru restul zilei.

In cazul in care o zi lunga de lucru se termina cu o sedinta si mai lunga, atentia celorprezenti va fi un lucru greu de obtinut.

Un video call de aproximativ 60 de minute asigura suficient timp pentru ca toate subiectele de pe lista sa fie parcurse. Evident, acest interval orar este dictat si de numarul de participanti, sau de lista cu subiecte dezbatute.

4. Videoconferinte ce duc la actiuni

Fiecare sedinta online trebuie sa se termine cu o serie de concluzii si un plan de actiuni ce va fi implementat de intreaga echipa, pana la urmatorul update.

Acest plan de actiuni desemneaza: modul de lucru, responsabilii pentru finalizarea task-urilor, deadline-urile si gradul de realizare a sarcinilor din proiect, pe masura ce se apropie termenul-limita.

Daca sustii o prezentare PowerPoint in timpul intalnirii online, asigura-te ca toti colegii tai o vor primi ulterior pe mail, astfel incat sa nu existe dubii in privinta claritatii mesajului transmis.

5. Sedinte online: Planificare vs Spontaneitate

Terminam acest top cu un aspect cat se poate de important, in organizarea unor sedinte online de top: cel care joaca rol de "host" al acestor intalniri pe net trebuie sa aiba intotdeuna un discurs structurat pe puncte.

Niciodata nu se intra intr-o astfel de discutie fara o prezentare structurata dinainte, fie intr-un document .ppt, fie pe o foaie de hartie.

Spontaneitatea este de partea celor care cunosc foarte bine dedesubturile problemei, astfel incat sa isi permita un discurs liber, in fata unui numar de 50-60 de oameni, sau chiar mai multi.

De asemenea, spontaneitatea gazdei joaca un rol esential in modul in care poate raspunde anumitor intrebari delicate.

Asadar, iti recomadam sa cunosti foarte bine lista cu subiecte pe care vrei sa le atingi in timpul intalnirii, precum si eventualele intrebari mai putin placute, pe care orice sef le poate primi de la un angajat, in timpul unei intalniri cu toata compania,

Nu in ultimul rand, tine cont de faptul ca fara un suport de calitate (software + hardware), intalnirile online pe care vrei sa le organizezi pot esua.

Pentru a evita inconvenientele ce tin de conexiunie, claritate a semnalului si imagine, iti recomandam o serie de solutii ce iti pot oferi intregul suport logistic de care ai nevoie: microfoane ce se aud bine intr-o sedinta pe Skype , platforma online recunoscuta pentru simplitatea cu care se pot realiza video call-uri, un terminal cu un procesor bun (smartphone, tableta, laptop) si, evident, o pereche foarte buna de casti!